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Información - ESCRITOS Y ARTÍCULOS
ESCRITOS Y ARTÍCULOSA partir de Febrero de 2006, en esta sección hemos dispuesto para los visitantes de nuestro Portal Web diversos Escritos y Artículos que nos han compartido Empresas y Profesionales, en los cuales se tratan temas relacionados con Ingeniería Civil, Arquitectura, Construcción, y disciplinas afines. Les invitamos a enviarnos sus documentos, información, escritos, y artículos, que deseen compartir con colegas profesionales y en general con todos los visitantes de nuestro Portal Web, haciendo uso de los recursos de CONTACTO que hemos dispuesto en la sección respectiva del mismo, para lo cual pueden hacer click en el anterior hipervínculo. En caso de desear opinar y/o contactar a alguno(a) de los(as) Profesionales que han aportado Escritos y Artículos en esta sección, les invitamos a hacer uso del FORMULARIO DE CONTACTO Y COMENTARIOS, así como de la información de la sección de Información de Contacto antes presentada, haciendo click en los anteriores hipervínculos.
ARTÍCULO 2006-0001 - Febrero 05 de 2006 - Ingeniero Civil ARTURO ANTONIO DACOSTA SOLER - Bogotá D.C. - Colombia
La Importancia de las Programaciones y su Apropiado Control en los Proyectos.Como Director y Fundador de este Portal Web, es de mi agrado escribirles este primer Artículo relacionado con las Programaciones de Obra en los Proyectos de Construcción, el cual corresponde a uno de los temas que vengo desarrollando y trabajando desde hace más de tres (3) años, como Consultor y Profesional en Servicios de Outsourcing en éste y en otros campos más, el cual he perfeccionado constantemente, así como en el cual he podido escuchar y percibir en mis Clientes las diferentes opiniones relacionadas con el mismo. Para algunos profesionales este tema es suntuario e innecesario, siendo un lujo en el proyecto o sencillamente algo que se hace como requisito legal para el comienzo del mismo y que luego no se toca, además de considerarse un ornamento más en las paredes de la oficina del campamento del Proyecto. La anterior percepción, aunque respetable, es equivocada, dado que un Proyecto sin un norte claro, sin una ruta trazada, es un Proyecto que se pierde en la desorganización del caos; si bien muchas empresas funcionan de manera caótica, y obtienen algún lucro en sus actividades y completan el trabajo, definitivamente podrían hacerlo mucho mejor al contar con las herramientas de organización y de planeación apropiadas, y es allí donde entra la Programación del Proyecto a jugar un papel muy importante para el cumplimiento de los objetivos del Proyecto. Aquellos Clientes que hacen uso de Programaciones en sus Proyectos, desarrolladas con herramientas tan flexibles como Microsoft PROJECT, que es compatible en un 100% con los programas de Microsoft Office, me han confirmado las bondades de las mismas, al contar en cada etapa del mismo con la información esperada de ejecución en cada fecha, lo cual permite determinar los adelantos y/o atrasos en cada elemento programado del Proyecto, así como los diversos flujos de caja de ejecución esperados durante la ejecución del mismo. Además de obtener la programación inicial con la cual comenzar a controlar la ejecución del proyecto, dicha programación debe de ser dinámica, y se debe ajustar constantemente a los nuevos escenarios cambiantes en el Proyecto. Definitivamente es 100% no viable, salvo en ciertos procesos industrializados de manufacturación y prefabricación de elementos constructivos, cumplir con tiempos exactos la ejecución de las tareas que constituyen un Proyecto, y ello siempre se presentará; frases como "nunca se cumplirá lo que se programa inicialmente", se escuchan entre los Profesionales de la Construcción, y tienen razón, por ello es de vital importancia el actualizar constantemente la Programación con las nuevas variables y modificaciones de estrategia de ejecución, en base a las situaciones particulares que se presenten. Para efectos del apropiado control de la programación durante el avance del proyecto, es muy importante acordar la periodicidad con la cual se debe hacer la actualización de la Programación, lapso de tiempo que depende de las características particulares de cada proyecto (duración del proyecto, tareas muy sensibles a desfases, condiciones que alteran la ejecución del proyecto, y demás), además de determinar la metodología apropiada para registrar la información de control más relevante. Durante mi experiencia con mis Clientes, he determinado tres (3) escenarios de gran importancia para el control del avance de la Programación, los cuales les menciono a continuación. El primero corresponde al escenario inicialmente programado, en base a las expectativas iniciales de la dirección del Proyecto respecto al desarrollo del mismo. El segundo escenario corresponde a los cambios que sufre el primero pero que son debidamente justificados en las bitácoras por motivos ajenos al control del Contratista. Y el tercer escenario corresponde a la ejecución real del Proyecto, tanto en el comienzo de cada tarea del mismo, así como la proyección que tienen las tareas que aún no se han ejecutado, teniendo como base las que ya se han ejecutado, y los criterios de precedencias elegidos para las mismas; en el tercer escenario, una vez se comienza la ejecución de una tarea, solo resta o alargarla o dividirla en partes para reflejar su ejecución, por lo cual se refleja el estado final de ejecución de las tareas. Ahora, el atraso real del comienzo de las tareas del proyecto descritas en el tercer escenario se miden respecto al comienzo de las mismas en el segundo escenario, y los atrasos justificados se miden entre el comienzo de las tareas del segundo escenario respecto al comienzo de las tareas del primer escenario. Con lo anterior, se puede tener un panorama claro del Proyecto, cómo va su el estado de su ejecución en aspectos de tiempos, y con la información de los tres escenarios antes descritos se puede obtener, mediante el uso de aplicativos desarrollados en herramientas flexibles tales como Microsoft EXCEL, información adicional muy valiosa, y con los cuales además se pueden analizar los datos pasándolos por series de cálculos que generen información de mucha utilidad para la dirección del Proyecto y para la gerencia del Contratista. Como conclusión a todo lo antes mencionado, las Programaciones en los Proyectos, y su uso y actualización continua a lo largo de la ejecución de los mismos, representan herramientas poderosas que el Contratista nunca abandonará en sus Proyectos una vez implementadas en los mismos y confirmadas todas las bondades que ellas representan para la salud financiera y operativa de los mismos. Muchos éxitos para todos en sus Proyectos. Con aprecio y respeto.
ARTURO ANTONIO DACOSTA SOLER
ARTÍCULO 2006-0002 - Febrero 05 de 2006 - Ingeniero Civil ARTURO ANTONIO DACOSTA SOLER - Bogotá D.C. - Colombia
La Importancia del Control de Ejecución de los Proyectos, Tanto Con Herramientas Complejas, Como Con Herramientas de Menor Tamaño en Microsoft EXCEL.Me alegra compartir con ustedes este segundo tema de interés para todos aquellos que son Contratistas de Proyectos, y que de una u otra forma viven en muchas ocasiones las incertidumbres derivadas del Control no muy exacto de la ejecución de los mismos, representándose ello en malestares para el "Doliente del Gasto", que generalmente es el dueño de la Empresa y del Proyecto. De manera similar al Control de la Programación de los Proyectos, el control de la ejecución financiera y de todos los aspectos que derivan en dinero, es un factor muy importante a tener en cuenta para los Contratistas. En la mayoría de los casos, los Contratistas no hacen uso de herramientas especializadas para el control de sus proyectos, recurriendo a herramientas muy primarias desarrolladas de una forma muy básica en hojas de cálculo. Si bien es cierto que no sería muy lógico poner en acción la maquinaria de una Tractomula Doble-Troque para mover una caja de tamaño y peso mediano, definitivamente se debe contar un mínimo de herramientas de mediano tamaño para que dicha carga llegue en el mejor estado y muy a tiempo a su destino. Es allí donde entran a jugar un papel importante las herramientas de Control de Ejecución de Proyectos. Durante mi vida profesional, he tenido la oportunidad de conocer variadas herramientas, tanto complejas como sencillas, utilizadas por mis Clientes, y he podido presenciar cómo migran de unas a otras dependiendo del tamaño y de las características de sus Proyectos. De igual manera, he tenido la oportunidad de hacer uso de programas muy especializados elaborados con Bases de Datos muy eficientes, tales como el programa Control Integral de Obras (C.I.O.), de la empresa Tekhne Ltda, en sus versiones Light de presupuestos y Milenio de control de avance de proyectos, y el ContruPlan y ConstruControl, de la empresa Legis S.A. y su división ConstruData de información para la Construcción, que permiten efectuar un registro de datos bastante completo y complejo; así como también he desarrollado numerosos aplicativos de diversa complejidad (desde los más complejos con programación en VBA y formulación muy compleja y recursiva, hasta los más sencillos con funcionalidades sencillas), que cumplen los mismos cometidos que sus homólogos de mayor envergadura, proporcionando muchos valores agregados que dichos otros programas no ofrecen, siendo ello muy valioso para los Contratistas de Proyectos. Siempre es importante hacer un Control de los Proyectos, pues todo Proyecto (al menos casi el 100% de los mismos), implica costos y dinero, ganancias o pérdidas, y ello es de directo interés de quien hace el negocio, es decir el "Dueño del Balón". De las herramientas que se dispongan para dicho control, dependerá el eficiente resultado de información útil para aquellos que controlan su ejecución, o al contrario la frustración o el mayor esfuerzo poco eficiente en la obtención de información útil para conocer el estado del mismo en cada momento. Una herramienta fácil de usar, completa en abarcar el registro de los datos necesarios, y veraz en la generación de la información requerida, es vital para todo buen negociante. Algo que es muy importante para cada empresa, y que la hace única entre todas las demás, es el estilo particular con el cual se desarrollan los trabajos en la misma, el estilo profesional elegido para el desarrollo de los Proyectos, y el toque personal objetivo que se les da a los mismos, y que causan una huella dactilar que identifica a cada empresa en el entorno. En base a lo anterior, las herramientas que utilizan los Contratistas, si bien son similares en algunos aspectos, definitivamente tienen toques muy particulares que matizan de manera muy específica los Proyectos desarrollados en cada una de las mismas. Como resultado de lo anterior, está la necesidad de contar con herramientas muy hechas a la medida, que encajen en la organización, como un guante lo hace en una mano, y que atiendan de manera específica los requerimientos de cada empresa. A pesar de que la totalidad de los programas de mayor envergadura procuran proporcionar una solución lo más global posible, siempre existe campo para integrar las soluciones obtenidas con dichas herramientas, con las funcionalidades adicionales proporcionadas por aplicativos de mediano tamaño desarrollados en herramientas tales como Microsoft EXCEL, haciendo uso de la información obtenida de dichos programas en formatos compatibles a Microsoft EXCEL, y complementados con las fortalezas ofrecidas por Microsoft PROJECT, entre otros. Como resultado de un buen Control de Ejecución de Proyectos, el Contratista contará de manera continua durante la ejecución de los mismos, con toda la información que necesita para conocer el estado de ejecución de dichos Proyectos, su condición presente, y la proyección a futuro de los resultados del ejercicio, que representarán ganancias o pérdidas para el mismo, pudiendo adoptar las decisiones necesarias a tiempo, para enfocar cada Proyecto hacia la mejor ruta que augure los mejores resultados, tanto técnicos como financieros. No contar con un apropiado Control de Ejecución de Proyectos, sería el equivalente para el Contratista, como decidir navegar a ciegas, a tientas y sin la preparación y planificación apropiada en el inmenso mar, acompañado de solo un barco y un motor, sin por lo menos las mínimas herramientas y repuestos necesarios, así como mínimo un par de remos, un ancla y gasolina adicional para una emergencia, y en los casos de navíos (proyectos) más grandes de una Brújula y elementos de navegación y control de ruta apropiados, que le socorran en el caso de la falla del motor, o sencillamente lanzarse al mar sin efectuar todo el chequeo previo y durante la faena, de las mínimas condiciones que garanticen que todo vaya "Viento en Popa", pudiéndose quedar sin gasolina en la mitad del camino, no tener un ancla con la cual detener el bote en caso de mucha corriente que lance el bote a mar abierto, ni contar con un par de remos que permitan acercar el bote a tierra firme, lo cual de antemano y desde el comienzo es una crisis y una "Crónica de Una Muerte Anunciada", sin por supuesto llegar al extremo de "Muerte", pero si de Dolor Extremo en el Bolsillo del Doliente del Gasto, (o si lo prefieren, aplica bastante bien el dicho que dice "Soldado Advertido No Muere En Guerra"), siendo en el caso del Contratista, Proyectos que generarán pérdidas que solo serán detectadas al final del ejercicio, cuando la medicina solo podrá ser curativa y muy dolorosa, en lugar de la sana y poco o nada dolorosa medicina preventiva administrada a tiempo durante la ejecución de los Proyectos. Nuevamente, muchos éxitos para todos en el control de sus Proyectos. Con aprecio y respeto.
ARTURO ANTONIO DACOSTA SOLER
ARTÍCULO 2006-0003 - Febrero 06 de 2006 - Ingeniero Civil ARTURO ANTONIO DACOSTA SOLER - Bogotá D.C. - Colombia
Preparando el Control de Proyectos - Armando la Estrategia Antes de Ir a la "Guerra" y a la Acción del Campo de "Batalla".Quien es caballero repite, y no quiero ser la excepción, por lo cual me agrada compartirles algunos enfoques adicionales relacionados con el apropiado Control del Avance de Proyectos. Antes de ir a la Guerra, los buenos estrategas planifican bastante bien en lo posible el desarrollo de cada batalla que la compone, anticipándose a la mayor cantidad de factores externos que puedan entorpecer la victoria final. El caso de la Construcción y de la Ejecución de Proyectos, no es muy diferente a la "Guerra", pues se requiere igualmente de planificar apropiadamente los recursos y las estrategias a seguir para cumplir con las metas que se hayan trazado para cada Proyecto en particular. Se debe comenzar por analizar del Proyecto todos los Planos, las Especificaciones Técnicas, el Presupuesto, los documentos de Estudios disponibles (Suelos, Estructura, y demás), verificar que el Proyecto está legalmente apto para el comienzo de su Construcción, y en general contar con todos los documentos escritos y magnéticos necesarios para elaborar, fabricar, y manufacturar todos los componentes contratados del Proyecto. Una vez se cuenta con la mínima y suficiente información necesaria, es importante comenzar a elaborar las "recetas" de fabricación de cada uno de los elementos (tareas, ítems) de los Presupuestos del Proyecto, con los cuales el Contratista va ejecutar las tareas, así como a efectuar los cobros de las mismas al Contratante, de forma similar a como un Pastelero dispone de la cantidad apropiada de recursos alimenticios y de otros recursos necesarios para su preparación, debidamente dosificados y cuantificados para obtener una determinada cantidad de deliciosos Pastelillos para sus Clientes. Dichas recetas corresponden a los Análisis de Precios Unitarios (APUs) de los ítems (tareas) del Proyecto, los cuales contienen cada uno de los componentes (Insumos) necesarios e involucrados en el proceso de elaboración de cada uno de los mencionados ítems. Para la cuantificación de cada uno de los APUs, es decir, la determinación de cuáles son sus componentes y cuántas unidades de medida de los mismos se requiere para la elaboración de cada unidad de medida del ítem correspondiente del Proyecto, se requiere hacer uso de los Planos, así como de las Especificaciones Técnicas y los Documentos Técnicos del Proyecto. En el evento de que algún detalle constructivo haga falta, se deberá solicitar el mismo al Contratante, quien deberá suministrarlo a la mayor brevedad posible, en aras de la buena calidad Técnica del Proyecto. Este proceso de elaboración de los APUs, así como de la determinación de los Insumos (Materiales, Equipos, Mano de Obra, Transportes, SubContratos, y demás) que los componen, y sus cantidades de unidades de medida (rendimientos, tenores) necesarios por cada unidad de medida de construcción, se debe efectuar de manera previa al comienzo de la ejecución del Proyecto; si bien en un proceso óptimo de Presupuesto y Licitación de Proyectos, se debe partir de la elaboración de los APUs para la obtención de los Valores Unitarios y por consiguiente de los Valores Totales de los ítems de cada Presupuesto, no siempre se sigue esta metodología exacta durante el proceso de Licitación, ya sea por la premura requerida en la entrega de las Propuestas, y/o por contar con Valores Unitarios de tareas (ítems) similares con órdenes de magnitud suficientemente cercanos a la precisión requerida para presentar una Propuesta suficientemente confiable, lo cual se deriva en la presentación de una Propuesta conservadora que es rápida de elaborar y de ajustar a los cambios propios del proceso de Licitación; en otros casos, algunos Contratistas optan por elaborar y/o ajustar sus APUs para los Presupuestos en las Licitaciones, mediante herramientas profesionales y/o mediante aplicativos de mediana complejidad, con los cuales obtienen una primera aproximación de lo que podrían ser las dosificaciones de cada Insumo componente para la ejecución de cada tarea del Presupuesto. En los dos casos anteriores, el esfuerzo inicial de elaborar los APUs cumple una función de guía y de adelanto del trabajo que vendrá con posterioridad, en caso de ganar el derecho a ejecutar el Proyecto, mas no es completamente útil para ser utilizado en el Control de Ejecución del mismo, dado que, aunque se procura en lo posible trabajar con datos reales de Costos de Insumos y de rendimientos (medidas, tenores) de uso como componentes en los APUs, siempre o al menos en casi el 100% de los casos, se alteran dichos valores para ajustar las Propuestas a las exigencias de disponibilidad presupuestal del Contratante, por lo cual, necesariamente la información que se obtenga con los mismos se encuentra distorsionada de la realidad, y No es exacta Ni veraz, aunque Sí puede constituir una guía inicial para la elaboración de los APUs reales con los cuales se controlará el Proyecto. Como todo programa y herramienta de trabajo que procesa datos para obtener información, si se le introducen datos reales y confiables al sistema, se obtendrá información veraz y confiable, y si por el contrario se le introducen datos errados y falsos al sistema, se obtendrá información errada y No confiable; por lo anterior, hacer uso de los APUs que fueron elaborados y preparados para la presentación de la Propuesta en la Licitación, y que han sido afectados y alterados para ajustar las Propuestas a la competencia por precios propias de dichos procesos, para el proceso posterior de controlar la ejecución del Proyecto, es un ERROR de gran tamaño y con letras mayúsculas, y con seguridad No se obtendrán los resultados esperados. Si por el contrario, se procede de manera juiciosa y organizada, de manera previa al comienzo de la ejecución de cada Proyecto, a analizar la información disponible, a confirmar que sea completa y correcta, y a elaborar los APUs reales de ejecución, con Insumos cotizados de manera actualizada y confiable, así como asignados como componentes en las cantidades (dosificación, rendimiento) reales y medidas juiciosamente en los Planos Constructivos de Detalles y en las Especificaciones Técnicas Detalladas, se contará tanto con un Presupuesto Real de ejecución del Proyecto con el cual medir y controlar internamente la ejecución del mismo, así como se contará con el punto de partida acertado para el Control Real de la ejecución del Proyecto. La información de los APUs es de vital importancia para la Explosión de los Insumos de cada ítem de los Presupuestos de los Proyectos, dado que con los mismos, en base a la cantidad de unidades de construcción de cada ítem, y con la cantidad (dosificación, rendimiento) de unidades de medida de insumos requeridos para la ejecución de cada unidad de medida de construcción, se puede obtener la cantidad total requerida de cada insumo para la ejecución de la totalidad de las unidades de construcción de cada ítem, así como la cantidad total de insumos requeridos para la construcción de todos los ítems del Proyecto. He aquí la eficacia de contar con APUs reales que reflejen de la mejor y mas acertada forma posible la ejecución del Proyecto, pues con ellos se determinarán la cantidad de insumos que se deben comprar y contratar en cada momento, para la ejecución de cada elemento del Proyecto, se podrá planificar la compra y contratación de los mismos, así como se podrá controlar con cada compra, las entradas y salidas de dichos recursos en el almacén de obra del Proyecto, así como las mayores y/o menores cantidades de los mismos realmente utilizados para la ejecución de cada tarea (ítem) del Proyecto, sirviendo como base para futuras estimaciones en APUs de futuros Proyectos, así como para conocer la eficiencia y eficacia durante la ejecución del Proyecto, del uso de los recursos dispestos para la ejecución de cada uno de los elementos (ítems, tareas) del mismo. Muchas empresas del mercado, principalmente de tamaño pequeño y mediano, están acostumbradas a no hacer caso a la apropiada planificación y al apropiado control de ejecución de sus Proyectos, tanto en aspectos financieros como de programación, y ello se refleja necesariamente en la poca eficiencia en sus procesos Comerciales de Requisiciones, Cotizaciones, Compras, Pagos, Control de Llegadas, Entradas y Salidas, y demás procedimientos implicados en un fluido y organizado proceso de Ejecución de Proyectos. Les invito a visitar la siguiente dirección Web, y a conocer y descargar en el subtítulo "A.3. PROGRAMA DE CONTROL DE REQUISICIONES, COTIZACIONES, ÓRDENES DE COMPRA, ÓRDENES DE PAGOS, Y CONTROLES DE AVANCES, GASTOS E INSUMOS EN PROYECTOS", el archivo de un documento correspondiente al "MANUAL DE PROCEDIMIENTO COMERCIAL DE APLICACIÓN DEL PROGRAMA DE CONTROL DE REQUISICIONES, COTIZACIONES, ÓRDENES DE COMPRA, ÓRDENES DE PAGOS, Y CONTROLES DE AVANCES, GASTOS E INSUMOS EN PROYECTOS", así como un archivo de muestra de datos y formatos de un aplicativo diseñado y desarrollado por mí, con formulación compleja en Microsoft EXCEL, en Noviembre de 2005, que hace uso de dicho manual y de la explosión de insumos obtenida mediante el programa Control Integral de Obra (C.I.O.) de la empresa Tekhe Ltda, (pueden consultar detalles del programa C.I.O. en la sección PROGRAMAS - SOFTWARE de nuestro Portal Web), con el uso de formatos diseñados para la captura y registro de datos necesarios durante la ejecución del Proyecto, con el cual se busca organizar de manera suficientemente eficiente un proceso Comercial que atienda de manera juiciosa los requerimientos de Procesos organizados de Control de Ejecución de Proyectos, que son parte de un buen Plan de Calidad, lo cual conlleva a que la organización e implementación juiciosa y disciplinada de dichos Procesos sea un buen punto de comienzo, así como su continuidad una buena costumbre, para el uso de un Plan de Calidad que asegure el uso de metodologías y de Procedimientos organizados y debidamente planificados, para lograr el éxito en los mismos. http://arturodacostasoler1.tripod.com/a7pagPortafolio01_Proyectos01_Manuales01.htm Muchos éxitos para todos en el control de sus Proyectos, y en la implementación de Procesos llenos de Calidad en los mismos. Con aprecio y respeto.
ARTURO ANTONIO DACOSTA SOLER
ARTÍCULO 2006-0004 - Marzo 24 de 2006 a Junio 02 de 2006 - Ingeniero Civil ARTURO ANTONIO DACOSTA SOLER - Bogotá D.C. - Colombia
El Apropiado Uso de Microsoft Project en el Control de Proyectos - ¿Es Conveniente Asignarle Toda la Responsabilidad a Este Programa?En determinados momentos de mi Vida Profesional he tenido la oportunidad de escuchar directamente de parte de algunos Profesionales del sector de la Construcción, la forma como efectúan el Control de sus Proyectos, y con cierto grado de sorpresa me han comentado que ellos/ellas llevan el Control del Avance de sus Proyectos solo con Microsoft Project, dándome este tema una gran curiosidad ante las limitaciones que conozco que tiene este Programa en particular, las cuales expondré a continuación en este documento, así como el conocimiento que tengo de las Bondades de muchos Programas Especializados de Presupuesto y Control de Proyectos, y de la importancia de utilizar dichas herramientas especializadas si se desea obtener los mejores resultados antes, durante y con posterioridad a la Ejecución del Proyecto. Este tema va de la mano con los anteriores documentos que he tenido la oportunidad de compartir con ustedes, relativos a este tema, y me respaldo también en el contenido de los mismos para exponer con mayor solidez los temas que trataré a continuación. En base a mi experiencia, me parece que Microsoft Project es muy robusto para Programación (Indudable, tanto para Gantt como para Pert), para obtener los Flujos de Fondos ya sea mediante la asignación de los Costos directamente a las tareas o mediante la asignación de Recursos de trabajo (calculados por unidad de tiempo) o de costo unitario (calculados por la cantidad de unidades asignadas) con la obtención de sus correspondientes Costos, (con la limitante de que Project Versión 2002 XP maneja solo Dos Decimales en sus valores y en sus cálculos), también es robusto para la obtención de los Flujos de Recursos en base a la Programación, permite el obtener Porcentajes de Avance de las tareas ya sea mediante días de avance y/o mediante avance en costos físicos las mismas, y tiene una interfase que permite obtener mediante determinada Formulación valores en ciertos campos que pueden ser Programables, así como se puede programar muchas acciones con el mismo y para que interactúe con otros aplicativos mediante Visual Basic Para Aplicaciones (VBA). Sin embargo, al día de hoy soy un convencido de que Microsoft Project limita mucho al usuario en el momento de desear usarlo para controlar el avance de las tareas del proyecto, así como de los recursos (Insumos de Materiales, Equipos, Mano de Obra, Transporte, SubContratos, y demás) que son utilizados en cada una de las tareas del Proyecto, sin mencionar que en los casos en los cuales dichas cantidades aumentan, toca efectuar el cálculo manual de la Explosión de Insumos de los ítems que son modificados para reflejar las cantidades de recursos reales del Proyecto e introducirlas manualmente en los ítems (tareas) que se ven afectados por dichos cambios, (y ello sucede constantemente durante la ejecución del Proyecto). Me parece que para aspectos del Control de Avance de Proyectos, definitivamente es de mucha importancia recurrir y hacer uso de herramientas especializadas para ello, ya sea que las mismas sean Desarrolladas como Aplicativos elaborados con Microsoft Excel, o mediante el uso de Programas Avanzados Especializados para el Control de Proyectos, (en el mercado Colombiano en particular se manejan mucho Tres Programas que son el Control Integral de Obras CIO Milenio de la Empresa Tekhne, el ConstruPlan/ConstruControl de la División de Desarrollo de Software de ConstruData de la Empresa Legis, y el Programa OPUS de la empresa Ecosoft), (existen otros como el Presto, el Obra Versión Windows, mini-monstruos como el MultiFox 2000, y muchos más internacionales y legales, cuya referencia está listada en una página de uno de mis sitios Web, cuya referencia se las podré compartir si me la solicitan, pues muchos profesionales me escriben constantemente preguntándome por las diversas alternativas de Software disponibles en el mercado), y en lo Personal me agrada el concepto de poder controlar, registrar y conciliar todos los procesos que van desde la Requisición, la Cotización, las Órdenes de Compra, la Entrada, las Órdenes de Pago, la Salida, y muchos controles más que se efectúa en este aspecto de los Proyectos, sin mencionar los controles y seguimientos que se efectúan en los aspectos de Gastos Generales, de SubContratos, de Nómina (Personal Humano), y también por parte de los cobros de los avances de obra a la entidad contratante (en los casos de proyectos que no son propios) en base a los Contratos que se hayan suscrito con la misma. Además, es vital en todo control de Proyectos, tanto la comparación con lo inicialmente Presupuestado, la comparación con el Proyecto modificado, y las Proyecciones Futuras en base a la ejecución del Proyecto para saber si el mismo va Bien y se obtendrán Éxitos con el mismo, o por el contrario si requiere de Medicina Preventiva administrada a tiempo que permita al “Paciente” (Proyecto) conservar un Buen “Estado de Salud” Financiera y en general de Ejecución. Las herramientas que ofrece el Programa Microsoft PROJECT para el control de proyectos son creativas aunque en cierta forma limitadas, pero a su manera permitan obtener información de utilidad respecto a las proyecciones que tiene el ritmo de gastos del proyecto en cada tarea del mismo. A través de la asignación de Recursos de Materiales y de Mano de Obra y Equipos (sujetos al tiempo de duración de cada tarea), a las diversas tareas del proyecto, se puede obtener el presupuesto del Proyecto, así como se puede registrar con posterioridad el avance de cada tarea del mismo registrando día a día, semana a semana, o con la escala de tiempos que se requiera los usos de cada uno de los recursos que componen las diversas tareas, obteniendo de dicha forma un Flujo de Fondos Real del Proyecto, además de obtenerse los Porcentajes de Avance respectivos para cada tarea, tanto en Tiempo como en aspectos Financieros. El Programa Microsoft Project ofrece la posibilidad de registrar dichos Porcentajes de Avances de manera directa y sencilla, asumiendo de dicha forma que el Proyecto avanza según lo planeado, o sujeto sencillamente a los cambios que se le efectúen en aspectos de suspensiones de tareas, particiones de las barras de duraciones para registrar las ejecuciones reales de las mismas, así como el registro de las fechas reales de comienzo de las tareas junto con sus duraciones reales obteniendo con ello las fechas de terminación reales de las mismas, aunque dicha metodología no refleja el uso detallado de los Recursos que componen las diversas tareas del Proyecto, pero para la mayoría de los Proyectos es un nivel de Control suficiente de los mismos; cuando se requieren mayores y más complejos detalles de la ejecución de los componentes de las diversas tareas del presupuesto del Proyecto, se requiere hacer uso de los Recursos y sus avances individuales para obtener cifras más cercanas a la realidad día a día del Proyecto. Una desventaja que tiene Microsoft PROJECT (hasta donde yo lo conozco), está en que una vez registrados los valores de los avances de los diversos recursos de las Tareas, el programa los registra en base a la escala de tiempo que se tenga asignada en dicho momento (día a día, semana a semana, y demás), y lo prorratea en las escalas menores de tiempo y los adiciona con otras asignaciones para registrar mayores escalas de tiempo, no siendo viable tener un detalle de las fechas en las cuales se efectuaron dichos registros de datos en el Programa, así como la escala de tiempo en la cual se registraron, aunque el Programa continuará permitiendo obtener los datos de las cantidades diarias, semanales y en otras escalas de tiempos, de Recursos utilizados en las tareas del Proyecto; hay que tener una salvedad respecto a la visualización del número de Cuadrillas de Mano de Obra y de Equipos que refleja el programa en sus reportes de cantidades y es que el programa muestra la Máxima Cantidad de Unidades DIARIAS utilizadas durante la escala de tiempo mostrada, por ello sería más conveniente guiarse por la información del número de horas utilizadas del respectivo Recurso para tener un dato exacto del uso del mismo, y no la cantidad de unidades utilizadas, pues como ya se explicó no reflejan los detalles de uso de los mismos. Como ya se mencionó, Microsoft PROJECT ofrece la posibilidad de generar información de Proyecciones de Costos Finales de los Recursos de las Tareas del Proyecto, mediante su motor de cálculos de Programación y Costos que lo hacen tan potente, generando información muy valiosa relacionada con las diferencias de Costos (a favor y en contra) que tendrán los diversos componentes del Presupuesto de la Programación del Proyecto, pudiendo conocer de antemano las proyecciones que tendrá el Proyecto al Final del mismo, y pudiendo tomar decisiones a tiempo relacionadas con la ejecución de cada Tarea del proyecto; otros Programas más especializados para el Control de Avance y Auditoría de Proyectos cuentan con motores de cálculos muy potentes para generar dicha información de los Proyectos, siendo muy valiosos y necesarios durante todas las etapas de ejecución de los mismos, para aplicar Medicina PREVENTIVA en los mismos y No tener que recurrir a la tan Dolorosa Medicina CURATIVA (CORRECTIVA) que tanto adolece a la mayoría de Proyectos en los cuales No se efectúan los debidos Controles durante la ejecución de los mismos desde sus Comienzos hasta sus Terminaciones y Liquidaciones. Sea cual sea la herramienta elegida para efectuar el Control del Proyecto, lo importante es automatizar el registro de la información del Avance del mismo, así como incluir en las Políticas y Metodologías de Gestión de Calidad de la Empresa los Procedimientos a incluir para satisfacer los Procesos de Control de Avance y Auditoría de los Proyectos, para garantizar que se contará con la información debidamente actualizada y confiable del Avance en la Ejecución de los mismos; lograr lo anterior es un Éxito en el Avance de la Empresa para llegar a ser Exitosa y Competitiva en su entorno, por supuesto, de una forma práctica y ajustada al tamaño, cuantía, y duración de cada Proyecto que desarrolla. Me gustaría mucho recibir su especial retro-alimentación respecto a este aspecto del Control de Proyectos, sus experiencias en el uso de una y otra herramienta, (Microsoft Project y/o los Programas que ustedes utilicen en Hojas de Cálculo y/o de Bases de Datos Especializadas), y sus opiniones constructivas respecto a este vital tema del Control del aspecto de Programación y del aspecto Financiero de los Proyectos. Estaré muy atento a sus opiniones y recomendaciones, así como a aportarles de mis conocimientos y experiencia para nuestro mutuo Crecimiento Personal y Profesional. Les Deseo Muchos Éxitos en Todos sus Proyectos. Con aprecio y respeto.
ARTURO ANTONIO DACOSTA SOLER
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