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PRECIOS DE INSUMOS Y DE ANÁLISIS DE PRECIOS UNITARIOS (APUs)A manera de referencia, y como complemento al tema tratado en esta sección, hemos preparado documentos relativos a los precios de Insumos y de Análisis de Precios Unitarios (APUs), presentados en la sección PRECIOS DE INSUMOS Y DE APUs, de forma tal que puedan servir de guía en la preparación de Presupuestos para nuestros colegas y visitantes de nuestro Portal Web.
EJEMPLO DE MANUAL DE PROCEDIMIENTO COMERCIAL DE EJECUCIÓN DE PROYECTOS - PROGRAMA DE REQUISICIONES, COTIZACIONES, ÓRDENES DE COMPRA, ÓRDENES DE PAGO, CONTROL DE PAGOS Y DE AVANCE DE PROYECTOS
DPCCPD SITTIS LTDA MANUAL INSTRUCTIVO PROCEDIMIENTO COMERCIAL Y DE CONTROL DE PROYECTOS Autor: Ingeniero Civil ARTURO ANTONIO DACOSTA SOLER Versión del Instructivo: 04.00.001 Copyright © Ingeniero Civil ARTURO ANTONIO DACOSTA SOLER
MANUAL DE PROCEDIMIENTO COMERCIAL
1. ÍNDICE1. ÍNDICE 2
2. CONFIDENCIALIDADLa información que contiene este documento es para uso exclusivo del Ingeniero Civil ARTURO ANTONIO DACOSTA SOLER, y con su autorización para el uso exclusivo del nivel directivo de la empresa SISTEMAS INFORMÁTICA Y TECNOLOGÍA DPCCPD SITTIS LIMITADA. Únicamente debe cederse a o discutirse con empleados permanentes de este profesional y/o de esta empresa. Las excepciones a lo anterior deben ser aprobadas por este profesional, y con su autorización por el nivel directivo de esta empresa, una vez se hayan efectuado los acuerdos apropiados de confidencialidad a que haya lugar. 3. INFORMACIÓN DEL MANUAL INSTRUCTIVOVersión de Instructivo: 04.00.001 (Versión.Actualización.Revisión) 4. INTRODUCCIÓN, ANTECEDENTES, Y PROPUESTALa empresa SISTEMAS INFORMÁTICA Y TECNOLOGÍA DPCCPD SITTIS LIMITADA, comprometida con su mejora continua y su búsqueda constante por la excelencia, está interesada en optimizar los procesos comerciales y operativos que tienen relación con las actividades de compra de productos (insumos) (materiales, equipos), la adquisición de servicios (mano de obra, subcontratos, transportes), con el control apropiado de su disposición y utilización en los proyectos, así como con el necesario control y auditoría de los aspectos operativos y financieros de los proyectos que adelanta. Haciendo uso de la experiencia y creatividad del Ingeniero Civil ARTURO ANTONIO DACOSTA SOLER, en la búsqueda de dichas soluciones y mejoras, disponiendo de los aplicativos de sistemas desarrollados por el mismo, sobre los cuales dicho profesional conserva completa propiedad intelectual y patrimonial, así como de su integración con otros programas existentes en el mercado Colombiano, (principalmente con el programa Control Integral de Obra, CIO Light y C.I.O. Milenio, de la empresa Tekhne International Ltd., y se está en proceso de implementar dicha integración con los programas ConstruPlan y ConstruControl de Legis S.A. y ConstruData), dicho profesional ha ofrecido a la empresa SISTEMAS INFORMÁTICA Y TECNOLOGÍA DPCCPD SITTIS LIMITADA la organización de las metodologías y de los procesos seguidos por la empresa en este campo, con miras a su vinculación de planta con carácter permanente al equipo de profesionales, y con contrato a término indefinido a las actividades operativas de la empresa en el campo del control y de la auditoría de los proyectos adelantados en la misma, con sede en Bogotá D.C., y con proyección a futuras alianzas comerciales para proporcionar de manera conjunta servicios de outsourcing y asesoría a otras empresas en actividades operativas similares de control y auditoría de proyectos. 5. GENERALIDADES Y CONCEPTOS GENERALESParte importante y vital del buen desarrollo de los proyectos corresponde a las acciones adelantadas en el Departamento Comercial de la empresa, y muy en particular en el proceso de adquisiciones, compra y contratación de los elementos necesarios por los proyectos (productos y servicios de terceros), así como de su control posterior y el suministro de la información necesaria al Departamento de Construcciones y a la Gerencia de la empresa, para el apropiado control del avance y la auditoría operativa de los proyectos de la misma. 6. PROCEDIMIENTOS GENERALES Y ETAPAS DEL PROCESO6.1. REQUISICIONESEn el sitio del proyecto se llena el formato de requisición, en el cual se puede optar por él formato que permite incluir las solas cantidades de cada elemento pedido, (COM_004_REQ_FO_02_Requisicion_Version01_2005_11_01), y/o de una vez el formato que permite detallar las asignaciones de dichos elementos que se harán a los ítems del presupuesto o a las partidas administrativas dispuestas, (COM_004_REQ_FO_01_Requisicion_Version01_2005_11_01). De ambos formatos se deben enviar los originales a la oficina principal y se pueden conservar copias en el sitio del proyecto. En todos los casos, las cantidades solicitadas deben estar respaldadas por una correcta Memoria de Cálculos, (COM_009_MDC_FO_01_MemoriasDeCalculo_Version01_2005_11_01), (COM_009_MDC_FO_02_MemoriasDeCalculo_Version01_2005_11_01). De este formato se deben enviar los originales a la oficina principal y se pueden conservar copias en el sitio del proyecto. Se efectúa en el software dispuesto la introducción de las cantidades de cada elemento requerido, para efectos de utilizarlas en las órdenes de compra que se expidan. 6.2. COTIZACIONESEn la oficina principal se expedirán las correspondientes invitaciones a cotizar de los elementos solicitados, a los proveedores (terceros) más apropiados, enviándoles los respectivos formatos dispuestos para ello, (COM_005_SDC_FO_01_SolicitudDeCotizacion_Version01_2005_11_01), así como diligenciándolos en la oficina en los casos que las cotizaciones sean hechas de forma manual y/o telefónica, (COM_011_COT_FO_01_Cotizacion_Version01_2005_11_01). Se procede a enviar a los terceros una carta de invitación con un cuadro incluido o anexo de cantidades de elementos requeridos. De este formato se deben conservar los originales a la oficina principal. Como resultado del proceso de cotización, se obtiene el registro en el software dispuesto de los precios otorgados por cada tercero para cada elemento cotizado, así como de las condiciones que cada uno especifica en su propuesta. 6.3. ÓRDENES DE COMPRAEn la oficina principal se expedirán las correspondientes órdenes de compra de los elementos solicitados a los proveedores (terceros) más apropiados, enviándoles por vía fax y por vía escrita en original los respectivos formatos dispuestos para ello, (COM_002_OCP_FO_01_OrdenCompraPedido_LleCom_Version01_2005_11_01), (COM_002_OCP_FO_02_OrdenCompraPedido_ComCor_Version01_2005_11_01), (COM_002_OCP_FO_03_OrdenCompraPedido_LleMan_Version01_2005_11_01), (COM_002_OCP_FO_04_OrdenCompraPedido_LleMan_Cua_Version01_2005_11_01). De este formato se deben conservar los originales en la oficina principal y se debe enviar una copia de solo las cantidades adquiridas al sitio del proyecto en el formato definido para ello, (COM_010_COC_FO_01_CantidadesOrdenCompra_Version01_2005_11_01). La información de las órdenes de compra son introducidas en el programa y aplicativo preparado para ello, de forma tal que sean utilizados en las correspondientes órdenes de pago. 6.4. ÓRDENES DE PAGOS Y CONTROL DE LLEGADAS AL SITIO DEL PROYECTOEn el sitio del proyecto se debe estar pendiente de la llegada oportuna de los elementos solicitados mediante las órdenes de compra, con el documento de solo cantidades que les han enviado desde la oficina principal. Una vez llega la remisión del proveedor, se debe comparar elemento a elemento lo que es remitido, lo que llega al sitio del proyecto, y lo que es indicado en el documento de solo cantidades de la orden de compra. De este documento del tercero se deben enviar los originales a la oficina principal y se pueden conservar copias en el sitio del proyecto. De manera previa, en la oficina principal se registra en medio magnético los elementos de los cuales se ha ordenado su compra en una etapa anterior y que se requiere controlar su llegada, su asignación a ítems del presupuesto, y sus pagos, agrupándolos de la forma como deberían llegar al proyecto (dos órdenes de compra pueden llegar en un mismo envío). En la medida que vayan llegando las diversas cantidades de los diversos elementos, se deben ir registrando en un formato de Llegada de Elementos al sitio del proyecto, indicando una a una las cantidades individuales de cada elemento que van llegando, (COM_006_CLE_FO_01_ControlLlegadaElementos_Version01_2005_11_01), (COM_006_CLE_FO_02_ControlLlegadaElementos_Version01_2005_11_01), (COM_006_CLE_FO_03_ControlLlegadaElementos_Version01_2005_11_01); se sugiere llenar formatos individuales para elementos que son enviados por partes, para no mezclar los conceptos, y para poder sumarlos y acumularlos en una columna de saldo. De este documento se deben enviar los originales a la oficina principal y se pueden conservar copias en el sitio del proyecto. Una vez se conocen en el sitio del proyecto las cantidades de la orden de compra, y teniendo como premisa que las mismas provienen de estimativos hechos en la requisición y respaldados mediante las correspondientes nuevas memorias de cálculo obtenidas con las medidas reales en el sitio del proyecto (las cantidades inicialmente obtenidas en la requisición generalmente son hechas sobre planos y son estimaciones, mientras que las asignaciones obtenidas aquí ya son reales), es posible para los profesionales residentes en el sitio del proyecto diligenciar el formato de Asignaciones de Elementos Llegados, en el cual se indica las proporciones de las cantidades reales de cada elemento llegado que serán utilizados en los ítems correspondientes del presupuesto o a los conceptos administrativos establecidos para el manejo del proyecto, (COM_007_CAE_FO_01_ControlAsignacionElementos_Version01_2005_11_01). De este documento se deben enviar los originales a la oficina principal y se pueden conservar copias en el sitio del proyecto. En la oficina principal, se diligencia en medio magnético el registro de las Cantidades de Elementos Llegados, así como de las Asignaciones de Elementos Llegados, disponiendo con ello del control y comparación de las cantidades registradas en las órdenes de pago con las cantidades registradas en estos documentos. 6.5. REGISTRO DE PAGOSUna vez verificadas las cantidades reales que han llegado al sitio del proyecto, así como constatar que correspondan a las cantidades de la orden de compra, se procede a registrar los pagos adicionales aparte de anticipos que se hacen al tercero por concepto de los elementos comprados. Se efectúa dicho registro de pagos en el cuadro del software dispuesto para ello, así como en el formato escrito dispuesto para registrar cada evento, (COM_008_CDP_FO_01_ControlDePagos_Version01_2005_11_01), el cual debe acompañar al conjunto de requisición, memorias de cálculo, asignaciones iniciales, cotizaciones, orden de compra, llegada de elementos al proyecto, asignaciones de elementos, documentos de respaldo (remisiones, facturas y demás), y órdenes de pago correspondientes, con sus correspondientes formatos escritos, cuyos valores financieros se comparan constantemente con el valor a pagar, y se puede determinar rubro a rubro lo que se ha pagado y lo que está pendiente por pagarse. Como respaldo a los pagos que se hagan, y previo a la acción de efectuar los mismos, se debe recibir el original de la factura que respalda dicho pago; solo en casos de excesiva distancia, se puede aceptar el envío por vía fax de la factura a la oficina principal y el envío del original al sitio del proyecto, sitio desde el cual se enviará dicho original con posterioridad a la oficina principal. 7. MEDIOS DE DILIGENCIAMIENTO DE DATOS7.1. MEDIO ESCRITOSe han preparado formatos escritos para la introducción de las Requisiciones, las Memorias de Cálculo, las Asignaciones de las Requisiciones, las Invitaciones a Cotizar, las Cotizaciones, las Órdenes de Compra, los Controles de Llegada de Elementos, Control de Asignaciones de Elementos, y los Controles de los Pagos. De manera adicional, se ha dispuesto un formato para el registro de las Cajas Menores, el cual es parte de un aplicativo de Control elaborado por el Ingeniero Civil ARTURO ANTONIO DACOSTA SOLER, el cual comprende una versión de registro en el sitio del proyecto tanto en formato escrito, (COM_003_RCM_FO_01_ReembolsoCajaMenor_Version01_2005_11_01), (COM_003_RCM_FO_02_ReembolsoCajaMenor_Version01_2005_11_01), (COM_003_RCM_IN_01_ReembolsoCajaMenor_Version01_2005_11_01), así como en formato magnético, y otra versión de control de las mismas mediante formato magnético en la oficina principal de la empresa, el cual complementa al contenido de este instructivo, y cuyo funcionamiento pueden consultar directamente con el Ingeniero Civil ARTURO ANTONIO DACOSTA SOLER. 7.2. MEDIO MAGNÉTICOSe ha preparado en el software de propiedad del Ingeniero Civil ARTURO ANTONIO DACOSTA SOLER, cuadros mediante los cuales se efectúa la introducción de cada operación requerida de Requisición, Cotización, Orden de Compra, Orden de Pago, Control de Llegadas, Control de Asignaciones, y Control de Pagos. Este formato en medio magnético permite además registrar mayores detalles de las operaciones, dado que el medio magnético presenta muy pocos límites de espacio para registrar lo que se requiera. De igual manera, permite el control y auditoría de la información contenida en el programa Control Integral de Proyectos (CIO Light y C.I.O. Milenio, de la empresa Tekhne International Ltd.), (se está en proceso de implementar dicha integración de control y auditoría con la información contenida en los programas ConstruPlan y ConstruControl de Legis S.A. y ConstruData), en el aspecto del Presupuesto, las Cantidades de Elementos de cada Ítem del Presupuesto (cantidades de los APUs), y de las Cantidades de todos los Elementos del Presupuesto (suma de las cantidades de todos los elementos de cada Ítem del Presupuesto), valores que son obtenidos del mencionado programa, y que son comparados con los valores registrados en el programa del Ingeniero Civil ARTURO ANTONIO DACOSTA SOLER, en Microsoft EXCEL. 8. FUNCIONAMIENTO Y DILIGENCIAMIENTO DE FORMATOS8.1. MEDIO ESCRITOLa explicación se hace de manera personal por parte del Ingeniero Civil ARTURO ANTONIO DACOSTA SOLER. 8.2. MEDIO MAGNÉTICO8.2.1. METODOLOGÍAS8.2.1.1. Metodología y Convenciones de Introducción de Datos y FormulaciónDe acuerdo a convenciones ya trabajadas en el desarrollo de aplicativos, se establece que en las celdas presentadas con color “Turquesa” (Azul Claro Brillante), así como con color “Verde Vivo” (Verde Claro Brillante), se puede introducir los datos requeridos por el programa. En las celdas dispuestas sin color, las cuales hacen referencia a títulos y rotulaciones, así como en las dispuestas con color amarillo, naranja, y sus tonalidades similares, no se debe introducir información, ya que corresponden a texto fijo o a formulación prediseñada para el programa. Se podrá percibir que en este aplicativo, al introducir datos en las celdas dispuestas para ello, la celda cambia su color de fondo a un “Azul Pálido”, indicando que la celda contiene un dato, así como para facilitar y resaltar su presencia respecto a aquellas celdas en las cuales no se ha introducido datos. 8.2.1.2. Metodología de Aumento de Filas de DatosEn los cuadros de registro de las cajas menores, se presentan inicialmente un conjunto de filas en las cuales se puede introducir información en ciertas columnas y en ciertas otras no. en general la formulación es igual para este grupo de filas, salvo distinciones claras en filas con tonalidades que varían y que indican variaciones en las formulación que se deben tener presentes en el momento de copiar las filas, o sencillamente para no modificarlas en lo absoluto. Por lo general la formulación desarrollada en este aplicativo permite copiar o mover las filas a voluntad si que ello afecte (desorganice) la utilización de las fórmulas para ampliar el número de registros (filas) trayendo con ello la reducción de errores respecto a aplicaciones con formulación convencional básica. En este caso, las filas de registros de datos están delimitados entre dos (2) franjas de color “Lavanda” (Violeta Claro), debiéndose copiar o mover las filas de datos de manera exclusiva entre estas filas, dado que ciertas fórmulas de totales las utilizan para precisar límites a sus respectivas áreas de cálculos. Para copiar una fila (o grupo de filas) de datos, se debe seleccionar toda la fila que se desea copiar (por lo general una sin datos llenos), mediante la aplicación de un click en el identificador de fila, o mediante la combinación de las teclas SHIFT y BARRA ESPACIADORA en ese orden; se procede a hacer click en el botón “Copiar” de la barra de herramientas “Estándar” o a elegir en el menú “Edición” la opción “Copiar” (combinación de las teclas ALT y E y luego de manera individual la letra C) o sencillamente a elegir la combinación de las teclas CTRL y C; se procede inmediatamente después a seleccionar toda una fila inmediatamente encima de la cual se desea insertar las filas copiadas inmediatamente debajo de la fila adyacente superior existente sobre la fila seleccionada; luego se elige en el menú “Insertar” la opción “Celdas Copiadas”, o se hace click derecho en cualquier parte de la fila seleccionada (pudiendo ser en el identificador de fila) y se hace click en la opción rotulada “Insertar Celdas Copiadas”. Con esta cadena de operaciones se obtiene un nuevo conjunto de filas en el lugar inmediatamente superior a la fila que se seleccionó para insertarlas. 8.2.2. USO DEL PROGRAMALa explicación se hace de manera personal por parte del Ingeniero Civil ARTURO ANTONIO DACOSTA SOLER. 8.2.2.1. Pánel de Control Principal y Navegación de la AplicaciónSe ha dispuesto una hoja electrónica especial, en la cual se presentan diversos botones que permiten al usuario desplazarse hasta cada una de las hojas de cálculo que contienen los cuadros y datos que son manejados por el programa. Se tiene acceso a la hoja de “Variables01”, así como a cada una de las hojas electrónicas de las diversas secciones. En la parte superior izquierda de cada hoja de caja menor, se presenta un botón rotulado “PÁNEL CONTROL PRINCIPAL” que permite al usuario desplazarse a la hoja respectiva que le permitirá desplazarse a cualquier ubicación de la aplicación. 8.2.2.2. Secciones del ProgramaLa explicación se hace de manera personal por parte del Ingeniero Civil ARTURO ANTONIO DACOSTA SOLER. 8.3. METODOLOGÍA DE ENVÍO DE INFORMACIÓN A LA OFICINA PRINCIPALCon la frecuencia definida por la Gerencia de la empresa, en el sitio del proyecto se deben enviar a la oficina principal de la empresa, por vía Fax y/o por vía Correo Certificado, los diversos formatos de registro de datos del proyecto, mencionados con anterioridad en este documento. Una vez recibida la información en la oficina principal, será introducida en la versión magnética dispuesta para el programa, en la cual se efectuarán los respectivos controles elemento a elemento de manera individual. 8.4. RECOMENDACIONES FINALESSe recuerda al usuario que este aplicativo responde a un esfuerzo de la
empresa por organizar y dar una mayor fluidez a los procesos operativos y
administrativos que adelanta la misma en sus proyectos, y es responsabilidad del
usuario el estudiar la forma de mecanizar los diversos procedimientos de captura
de datos en los medios escritos y magnéticos que se proporcionan, así como el
envío de la información a la oficina principal de la empresa para ser procesados
de manera oportuna. ELABORADO POR: ARTURO ANTONIO DACOSTA SOLER
PROGRAMAS DE MUESTRALes invitamos a conocer la sección de PROGRAMAS - SOFTWARE, en la cual podrán visitar los sitios Web de diversas empresas que ofrecen productos relacionados con este tema.
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